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Como enviar contratos em massa com o Mega Sign

Isabela Scussel • 14 out 2020

Como enviar contratos em massa com o Mega Sign

O que é assinatura eletrônica

 

De acordo com o website da Adobe,

Uma assinatura eletrônica (ou e-signature) é uma maneira legal de obter o consentimento ou a aprovação em documentos ou formulários eletrônicos. Ela pode substituir uma assinatura de próprio punho em quase todos os processos.”

 

Plataforma do Adobe Document Cloud

Acesse a plataforma do Adobe Document Cloud

 

Sendo assim, uma assinatura eletrônica pode ser definida como um tipo de assinatura realizada integralmente através de aparelhos eletrônicos, ou seja, digitais. Por esta mesma razão, a assinatura eletrônica dispensa qualquer tipo de deslocamento físico para que o processo seja finalizado.

Muitas vezes o termo “assinatura eletrônica” é confundido com “assinatura digital” e é utilizado de forma errônea, mas cada um representa uma coisa diferente. A assinatura eletrônica faz parte de uma perspectiva mais abrangente, ou seja, inclui todos aqueles documentos que são enviados por meios eletrônicos e que exigem algum tipo de autenticação para sua assinatura. Acesse o blog tecnológico da ENG para mais detalhes sobre Assinaturas Digitais e Assinaturas Eletrônicas com Adobe Sign.

Essa autenticação pode ser feita através de uma senha, uso de biometria, escaneamento e afins.

A grande questão que difere a assinatura eletrônica da assinatura digital é que a assinatura digital faz uso de um certificado digital. Esse certificado funciona como uma espécie de “identidade virtual” que vincula aquele documento ao usuário.

Sendo assim, a assinatura digital é recomendada em casos que tratem de situações de maior risco, visto que é considerada mais segura. Isso porque, como já foi mencionado acima, a certificação digital garante a autenticidade do contrato e impede que ele seja adulterado durante seu trâmite. Veja mais sobre a validade de assinaturas eletrônicas aqui.

É de grande importância reconhecer a facilidade trazida pela automatização dos fluxos de envio e recebimento de documentos para assinatura em plataformas como o Adobe Sign, visto que vivemos em um mundo cada vez mais digitalizado.

Essa simplificação de processos antes burocráticos e demorados é a responsável por fornecer aos usuários uma ferramenta essencial no âmbito profissional: a economia de tempo.

 

Assinatura digital

 

Além dos fatos já mencionados acima, a assinatura digital se trata de uma espécie de assinatura eletrônica baseada em algoritmos e criptografia, sendo ela contemplada com um certificado que garante a procedência do documento.

Este tipo de assinatura é realizado com a tecnologia de certificação digital nos padrões ICP-Brasil.  A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras é a identidade responsável pela validação jurídica dos documentos enviados digitalmente.

Isso quer dizer que uma assinatura digital pode ser aplicada nas mais diversas situações recorrentes no dia a dia do mundo corporativo, garantindo toda a segurança fornecida pela Adobe.

Por que optar pela assinatura eletrônica para a assinatura em massa de documentos?

No dia a dia de diversas instituições, se faz necessário o envio de documentos e contratos que exigem a assinatura ou aprovação de dezenas e – dependendo do caso - até centenas de pessoas. Em casos como esse, seria necessário o emprego de diversos funcionários ao processo de assinatura do documento, sem mencionar o fato de que não haveria uma forma 100% segura de garantir que esse documento não seja adulterado durante o processo.

A automatização desses fluxos de assinatura em grande escala viabiliza um envio de documentos com muito mais segurança e praticidade, visto que todas as informações são processadas e armazenadas em nuvem.

A automatização dos fluxos de assinatura eletrônica facilita e protege o processo de envio e recebimento de documentos em uma empresa de diversas formas:

 

  • Garante a autenticidade do documento final
  • Reduz a logística
  • Diminui o emprego de funcionários
  • Impede a adulteração de dados

 Proteção Document Cloud

 

Como fazer envio digital de documentos em massa com o Mega Sign

 

A ferramenta de envio em massa do Adobe Sign permite que o usuário envie um documento simultaneamente para até 300 outros destinatários. A plataforma tem a opção de adicionar cada signatário manualmente, mas também é possível – e, se devo mencionar, muito mais rápido – adicionar todos de uma só vez através do uso de um documento no formato CSV.

 

Mega Sign Adobe Document Cloud

 

O documento CSV pode conter todas as informações desejadas de cada signatário específico, como: nome completo, e-mail, local de residência, idade, valores específicos (preços), etc...

Por isso, o usuário responsável por encaminhar o documento tem diversas opções possíveis para os campos do contrato, tendo a possibilidade de preenche-los como o próprio documento requere. Ao passo que o Sign permite um leque de edições aos contratos e seus fluxos, é observado aqui que a plataforma tem como prioridade garantir que cada usuário possa vivenciar sua experiência de forma personalizada em seus trâmites de assinatura.

Sendo assim, utilizando o documento CSV o usuário consegue mesclar esses campos do arquivo.

 

 

O documento CSV

 

Na página inicial do Mega Sign, já se torna possível adicionar os destinatários e selecionar o meio de verificação de identidade desejado (e-mail, senha ou identidade social).

 Mega Sign documento CSV

 

Ao selecionar a opção ‘Importar destinatários e mesclar campos do arquivo’, é necessário que um documento em formato CSV seja anexado à página. Para que ele seja reconhecido pela plataforma, é necessário que contemple as especificidades de documentos nesse formato conhecido como “comma-separated-values”. Sendo assim, cara informação deve ser separada por uma vírgula, como mostra o exemplo abaixo:

 

Mega Sign Adobe Document Cloud

 

Em seguida, basta adicionar as informações específicas a cada destinatário seguindo os mesmos padrões de documentos em formato CSV. Para enviar um documento digital, é importante manter o formato do deste para que ele possa ser reconhecido e utilizado pelo programa de modo a importar todos os dados corretamente ao seu contrato.

Lembrete: o limite de destinatários permitido pelo Mega Sign é de 300 signatários.

 

 

Enviando o documento para assinatura em massa

 

Depois de importar a lista de destinatários com o documento CSV, o usuário pode escolher o nome e a mensagem do contrato a ser enviado na própria tela de envio do Mega Sign.

Em seguida, basta selecionar o documento designado ao contrato em questão e anexá-lo à página.

A plataforma do Sign permite que o usuário anexe o documento também pelo seu sistema ‘Drag & Drop’, uma ferramenta que deixa o arquivo fazê-lo apenas por ‘arrastar’ e ‘soltar’ o documento no local desejado.

 

Adobe Document Cloud

 

Após selecionar o campo ‘Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário’, na parte inferior da tela, uma nova página é carregada e permite que o usuário adicione e edite os campos de preenchimento necessários àquele contrato anexado.

 Adobe Document Cloud

 

Essa opção de edição dos campos é apresentada como mais um recurso fornecido pela Adobe para garantir que os fluxos de assinatura de cada grupo de pessoas ou instituição possa utilizar o Sign de modo a adaptá-lo ao seu contexto específico.

Deste modo, todo o processo de envio em massa se torna muito mais rápido e prático, conferindo a ele um grande passo em direção à inovação.

 

Saiba mais: BLOG TECNOLÓGICO

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Isabela Scussel

Isabela Scussel

Isabela Scussel faz Graduação do curso de Relações Internacionais da Escola Paulista de Política e Negócios (EPPEN) na Universidade Federal de São Paulo, e é apaixonada por tecnologias que resolvam problemas de pessoas, empresas e órgãos governamentais. Adobe Document Cloud, com Acrobat e Sign são suas especialidades.

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