Blog Tecnológico

Assinaturas Eletrônicas: 8 vantagens em comparação com o modo manual

Diane Jey • 12 mar 2021 • Adobe Sign

Assinaturas Eletrônicas: 8 vantagens em comparação com o modo manual

O mundo avança cada vez mais em direção a digitalização, seja nas indústrias ou no comércio, com a onda da revolução industrial 4.0. É uma evolução natural, e que tem se mostrado cada vez mais necessária mesmo antes da pandemia.

Com processos burocráticos não é diferente, se todos os setores da indústria estão evoluindo, por que a parte mais trabalhosa e cansativa de todo o processo não?

Com esse pensamento, trago nesse artigo vantagens de assinar eletronicamente em comparação com o processo manual.

1. Menor tempo gasto para que todas as partes assinem:

Usando assinaturas eletrônicas do Adobe Sign é possível completar todo um ciclo documental onde diversas partes assinam em questão de minutos, e com as integrações é possível fazer isso tudo direto no sistema da empresa, fazendo todo o processo de arquivamento automaticamente.

Já com o processo manual deve-se imprimir o documento, preparar, assinar, enviar para as outras partes que podem ou não demorar para assinar, sem contar em casos onde o documento foi preenchido de forma errada, onde deve-se iniciar o ciclo todo novamente para só então ser digitalizado, convertido e inserido no sistema. Um ciclo de documentação pode levar até meses para ser completo e arquivado.

2. Menor tempo gasto gerenciando e organizando contratos:

Com o Adobe Sign, serviço de assinaturas eletrônicas da Adobe, é possível gerenciar todos os documentos separados por status, em andamento, concluídos, aguardando você, e mais, de forma prática, com pré-visualização. É possível criar lembretes para documentos e até mesmo fazer o upload de todos os modelos de contratos usados na empresa. Os documentos ficam salvos na nuvem da Adobe para serem usados a qualquer momento de forma prática.

Há também a ferramenta relatório, que cria um relatório automático de todos os processos da empresa, por períodos customizáveis.

Usando integrações é possível fazer a gestão documental diretamente do GED usado na empresa, e até fazer envios para assinatura sem ter que sair do ambiente de trabalho escolhido.

Já com o processo manual, além de ser muito trabalhosa a organização de todos os documentos onde muitas vezes perdemos prazos, há também gastos com armazenagem e o fator da longevidade de um papel físico.

3.Menor tempo gasto produzindo documentação:

Com o Adobe Sign é fácil produzir contratos já em formato PDF/A, e com campos personalizados de preenchimento, evitando retrabalhos por conta de preenchimento errado. É possível criar modelos prontos para serem usados por setores especificados de uma empresa, formulário para web e até customizar fluxos de trabalho completos para diversos setores, trazendo a automação de muitos processos repetitivos.

Com o processo manual muitas vezes temos que dispor de muita mão de obra que poderia estar fazendo trabalhos mais importantes, mas que ficam presas fazendo e refazendo fluxos de contratos, muitas vezes os mesmos várias vezes ao ano.

4.Maior Segurança e confiabilidade:

Usando uma ferramenta robusta e de renome como o Adobe Sign todos os processos ficam muito mais seguros, uma vez que é necessário confirmar a identidade para poder visualizar e assinar o documento, além de serem todos automaticamente datados e se gera uma trilha de auditoria para cada participante do processo quando o mesmo é concluído, a trilha de auditoria contém todas as informações cabíveis dos participantes.

O Adobe Sign garante a segurança de todo o processo, além de ser possível identificar todos os signatários de forma pontual.

Adobe Sign está em concordância com a legislação e o LGPD de cada país em que opera inclusive o Brasil.

Para saber mais sobre trilhas de auditoria: Auditoria em documentos assinados eletronicamente

Para saber mais sobre a legislação de assinaturas eletrônicas: Legislação sobre assinaturas eletrônicas

Com o processo manual é muito fácil adulterar um documento, pré-datar e editar termos e clausular usando um editor de imagens qualquer. A segurança realmente é duvidosa e antiquada.

5. Experiência de usuário satisfatória e sem dores de cabeça:

Muitas vezes o tempo gasto, a falta de praticidade e o quesito locomoção fazem com que as pessoas deixem de firmar contratos e fechar negócios.

Durante a pandemia vemos que muitos negócios ficaram inacabados ou acabaram por serem cancelados pela falta de possibilidade de se dar continuidade no processo pessoalmente.

Nesse cenário vemos como o Adobe Sign traz uma experiencia única e satisfatória, pois os signatários têm a possibilidade de assinar eletronicamente de qualquer parte do mundo, bastando ter acesso a internet e um aparelho, computador ou celular, para que possam firmar acordos e fechar negócios independente da pandemia, de forma fácil, prática e segura, com um ambiente intuitivo que não necessita de instalação e trabalhos extras.

6. Praticidade:

Para quem faz o documento já vimos acima como é muito mais prático e rápido, e para quem assina também, uma vez que os signatários recebem um link por e-mail, e para assinar basta acessar o link, o documento estará pronto com todos os campos de preenchimento, assinaturas, comentários e instruções. Não é necessário criar conta na plataforma para assinar e nem contratar o serviço!

Não precisamos nem falar o trabalho todo que vai em assinar um documento, desde a confecção até o momento de assinatura onde os signatários devem se deslocar para poder assinar ou até mesmo aguardar por serviços de entrega.

7. Retorno de investimento:

Gastos com papel, impressão, equipamento, armazenagem, envio, tempo de funcionários devem ser levados em consideração quando falamos da transformação digital. São gastos recorrentes dentro da empresa que muitas vezes são ignorados.

O Adobe Sign traz um ROI de 2.8X levando em consideração esses e muitos outros fatores.

Para saber mais sobre o retorno de investimento que o Adobe Sign pode trazer para sua empresa, acesse: The total Economic impact of Adobe Sign

8. Localização:

Como havíamos falado anteriormente, assinar eletronicamente traz a possibilidade de realizar um processo documental completo independente da localização das partes.

É a única solução em momentos de pandemia para que processos não fiquem travados, e pode ser usado em qualquer setor de uma empresa.

É possível criar e gerenciar grupos de trabalho dentro do ambiente Adobe Sign, configurando papéis e permissões para diversos funcionários, possibilitando que independente do setor, o funcionário possa realizar seu trabalho em regime home-office.

 

Para saber mais informações, consultar planos, e como implementar na sua empresa basta preencher o formulário abaixo e nosso time entrará em contato!

Gostou deste conteúdo?






Para nos enviar comentário, acesse.

 

Diane Jey

Diane Jey

Graduanda em Ciência da computação na UBC.Atuando em tecnologias de Assinatura Eletrônica como Adobe Sign.

Prvacidade e Proteção de Dados | ENG DTP & Multimídia

ENG DTP & Multimídia - Logo

 

 

ENVIE SEU CONTATO e SEUS COMENTÁRIOS