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O Adobe Sign é um serviço de assinatura eletrônica baseado na nuvem que permite ao usuário enviar, assinar, rastrear e gerenciar processos de assinatura usando um navegador ou dispositivo móvel.

Faz parte do conjunto de serviços Adobe Document Cloud, que tem como objetivo transformar fluxos documentais manuais em fluxos 100% digitais.

Hoje a assinatura eletrônica se faz presente e necessária em diversas empresas dos mais diferentes setores trazendo inúmeras vantagens como praticidade, agilidade e segurança.

Mesmo assim muitas empresas ainda têm resistência para a mudança do processo de assinatura manual para o processo 100% digital, por isso nesse artigo vamos entender formas concretas sobre como utilizar o Adobe Sign como uma solução de assinatura eletrônica e digital pode trazer um retorno de investimento sólido para a sua empresa.

Retorno de investimento sobre o tempo economizado por funcionários e colaboradores

O Adobe Sign gera economia de tempo

• A transformação do processo manual para digital faz com que as empresas revisitem seus fluxos de trabalho, simplificando e consolidando documentos, reduzindo o número de lugares ou formulários que os signatários precisam preencher para fornecer uma assinatura.
• Também há redução de tempo relativo à impressão e envio de documentos.
• Transformar documentos em modelos ou formulários reduz o tempo consumido na geração e utilização dos contratos.
• Utilizando a integração com Microsoft SharePoint é possível reduzir o tempo em que o contrato chega ao mercado.
• Mesmo utilizando contratos sem fazer nenhuma alteração a eles houve redução de erros em preenchimento, edições não aprovadas, e assinaturas em locais errados que acabam consumindo muito tempo pois é necessário reiniciar o ciclo de assinatura.
• Com a integração com Microsoft Office 365 é possível reduzir ainda mais tempo pois os funcionários e colaboradores podem enviar documentos para assinatura diretamente de aplicativos que são utilizados no dia a dia, como Outlook ou Word.

Saiba mais sobre a integração Adobe Sign com Microsoft Word em: https://eng.com.br/artigo.cfm?id=7398&post=integra%C3%A7%C3%A3o-adobe-sign-com-microsoft-word

• Os funcionários e clientes podem enviar e assinar documentos de qualquer lugar do mundo usando o aplicativo mobile Adobe Sign. Essa função é especialmente importante para executivos e funcionários que viajam frequentemente. A facilidade de assinar documentos sem necessidade de downloads previne que os processos atrasem.

Resumidamente, vemos que existem reduções de tempo significativas no ciclo de assinatura permitindo que funcionários e colaboradores foquem em tarefas de maior importância, e traz melhor experiência ao usuário e seus clientes.

Estimativas

• A média de tempo reduzido é de 1.5 horas por transação.
• Um ciclo de assinatura tem uma redução de 7 dias para 2 horas aproximadamente, resultando em 96% de redução total no ciclo completo.
• Considerando uma organização que emite 300.000 transações em um período de 3 anos temos a estimativa de 46% de redução de tempo, trazendo um retorno de investimento direto de $3.1 milhões já com o ajuste de risco adicionado.

Insumos

Redução de gastos com impressão e envio de documentos

O Adobe Sign reduz a quantidade de papel

O papel custa às organizações centenas de milhares de dólares por ano. Nos EUA, as empresas gastam mais de US$ 120 bilhões por ano em formulários impressos, a maioria dos quais se desatualiza em três meses, de acordo com o The Paperless Project, uma coalizão de empresas focada em transformar a maneira como as pessoas trabalham com conteúdo.

Em nível empresarial, quinze por cento (15%) da receita de uma organização é gasto criando, gerenciando e distribuindo documentos.

Para uma organização com US$ 1 milhão em receita anual, são US$ 150.000.

Uma vez que as organizações gastam esse dinheiro criando e gerenciando documentos, elas o perdem (mais alguns) com baixa produtividade e desperdício. Sessenta por cento (60%) do tempo de um funcionário é gasto trabalhando com documentos.

Estima-se que o funcionário médio entre em contato com aproximadamente 10.000 folhas de papel por ano. A lista nem inclui documentos específicos da empresa, como manual do funcionário, políticas de tecnologia etc. Portanto, os funcionários lidam com muito papel.

A questão torna-se o que acontece com ele?

É aí que as organizações estão perdendo dinheiro. Quarenta e cinco por cento (45%) do papel gerado acaba no lixo ao final do dia de trabalho. Os funcionários gastam de 30 a 40 por cento do tempo procurando papel perdido ou extraviado. O custo médio de cada documento arquivado incorretamente é de US$ 125 e algumas organizações perdem um documento a cada 12 segundos.

Os documentos são recopiados em média dez vezes e arquivados, custando às organizações mais mão de obra (para arquivar todas essas cópias extras) e metragem quadrada (para arquivos). Essas estatísticas nem incluem o impacto comercial da perda de documentação importante, como arquivos de clientes ou dados confidenciais, em um desastre natural. Nenhuma empresa quer jogar dinheiro fora. As organizações querem gastar seus recursos onde sabem que obterão um retorno sobre o investimento (ROI) e expandirão os negócios. A boa notícia é que o Adobe Sign pode ajudar as organizações de forma eficaz e eficiente.

De acordo com um estudo da empresa de pesquisa de mercado AIIM, quase 60% das organizações que não usam papel conseguem um retorno em menos de um ano. Oitenta e quatro por cento (84%) em menos de 18 meses. Mas há um valor maior do que a redução de despesas. O tempo anteriormente gasto arquivando, triturando e tentando localizar documentos pode ser gasto vendendo os produtos e serviços da empresa e oferecendo um excelente atendimento ao cliente.

Menos papel – e menos tempo gasto gerenciando papel – permite que os funcionários se concentrem no crescimento da empresa.

Nesse sentido temos um benefício total de 17% em economia de papel, impressão e envio totalizando um montante de $1.2 milhões num período de 3 anos.

Essas são algumas formas que o Adobe Sign gera um retorno de investimento palpável para seu negócio.

Quer entender ainda mais sobre como o Adobe Sign pode transformar sua empresa?

Acesse nossa página de eventos e confira quando acontece o próximo webinar gratuito em:

https://eng.com.br/agenda.cfm

Fontes: https://www.adobe.com/content/dam/dx-dc/pdf/total-economic-impact-adobe-sign-ue.pdf

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