Blog Tecnológico

Nos dias atuais, redução de tempo e aumento de produtividade são palavras chave em qualquer empresa ou instituição, e a tecnologia deve acompanhar as necessidades do público trazendo praticidade, inovação, redução de custos e tempo. Esses são pontos que devemos procurar ao escolher um software para qualquer solução nas nossas empresas.

Nesse aspecto, o adobe Sign oferece integração de forma fácil com softwares Microsoft e vários outros, trazendo praticidade em todos os processos contratuais. Usando as integrações, é possível ao mesmo tempo em que você está redigindo um contrato adicionar campos de assinatura, gerenciar o status de um documento, assinar e enviar documentos, tudo isso sem precisar mudar de software.

Nesse artigo vamos mostrar como instalar e utilizar a integração em simples passos!

Instalando o Suplemento no seu Word:

1. Abra um documento no Word (pode ser em branco). Na aba “Inserir”, clique em “Obter suplementos”.

2. Dentro da loja, digite na barra de busca “Adobe Sign”, depois basta clicar em adicionar.

3. Leia e Aceite os termos de adesão

4. E pronto, seu suplemento já está adicionado e pronto para uso na aba “página inicial”, no canto direito do Word

Observação:

Usuários individuais precisam apenas instalar o suplemento em um único aplicativo (Word ou PowerPoint). O pacote instala-se em ambos automaticamente.

Se não vir os botões da faixa de opções, verifique a seção “Meus suplementos”. Para ativar o suplemento, clique em “ver tudo”, na página que abriu, clique em ativar suplemento.

Utilizando o Adobe Sign no Word

Com o suplemento do Adobe Sign, podemos preencher e assinar, enviar para assinatura e até gerenciar o documento diretamente do Microsoft Word.

Preenchendo e assinando documentos

1. Antes de tudo, devemos logar a extensão na nossa conta Adobe Sign, basta clicar em qualquer uma das opções e a opção de login irá aparecer.
   
   
   
   
   
2. Você será redirecionado para uma página de login, onde deverá inserir o mesmo login e senha que você usa no Adobe Sign ou Acrobat DC
   
   
   
   
   
   
3. Após concluir o processo de login, basta começar. Na próxima parte podemos escolher os documentos que iremos preencher e assinar, podendo escolher um ou mais
   
   
   
   
   
   
4. Seremos redirecionados à uma página onde poderemos inserir e preencher campos e posicionar a assinatura no documento
   
   
   
   
   
   
5. No fim do processo teremos as opções de visualizar o PDF ou salvar uma cópia (o processo de conversão do PDF é automático!)

Enviando documentos para assinatura

1. Para criar um documento e enviar para assinatura diretamente do Word basta abrir a opção “Send for Signature” no suplemento, e realizar o login como demostrado acima. Nesse campo será possível selecionar um ou mais documentos para envio, os e-mails dos signatários e uma mensagem personalizada.
   Após preencher os campos, basta clicar em “enviar” para ser redirecionado para a próxima página
   
   
   
   
   
   
2. Na próxima página, poderemos posicionar os campos que o signatário irá preencher e também o campo para assinatura. Após posicionar todos os campos, basta clicar em enviar, ou até mesmo salvar como modelo na biblioteca, o que manterá os campos já inseridos e posicionados e pronto!

Gerenciando documentos a partir da integração do Adobe Sign com Microsoft Word

Após enviar um documento para assinatura, poderemos ver o status em que ele se encontra bem como diversas outras informações e até mesmo ter acesso a trilha de auditoria do documento diretamente do Word

1. A partir da página inicial no Microsoft Word, clique em “Agreement Status”. Nessa barra lateral, teremos acesso a todos os documentos enviados com Adobe Sign, basta então escolher dentre eles clicando no nome do documento
   
   
   
   
   
2. Após clicar no documento poderemos ver o status que se encontra o mesmo, se já foi assinado ou ainda aguarda assinatura, bem como data de assinatura e de criação do documento
   
   
   
   
   
   
3. Ao clicarmos em “view agreement” seremos redirecionados à uma página contendo mais informações sobre o documento, bem como opções para adicionar lembretes, mudar o e-mail do signatário, cancelar, baixar uma versão em PDF e baixar a trilha de auditoria

Todos os documentos enviados a partir do suplemento no Word ficam disponíveis na aba de gerenciamento do Adobe Sign também.

É importante citar que os selos de segurança no documento e na trilha de auditoria após terem sido completos são os mesmos usados a partir do console.

É possível usar o suplemento também na versão online do Microsoft Word e Power Point.

São essas e outras integrações e ferramentas que tornam a Adobe líder quando o assunto é assinaturas eletrônicas!

Agora que aprendemos a usar a integração do Adobe Sign com Word, que tal conferir os 4 pontos que tornam as assinaturas eletrônicas válidas AQUI!

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