Blog Tecnológico

Assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

Isabela Scussel • 28 out 2020 • Adobe Sign

Assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

Com o atual contexto de digitalização da nossa realidade, inúmeras vezes somos obrigados a fazer uso de novas ferramentas eletrônicas, para que assim seja possível observar mais agilidade e eficácia nos fluxos documentais como um todo. Essa digitalização traz consigo uma nova maneira de lidar com a documentação digital, a qual vem sendo aplicada nos mais diversos procedimentos – tendo como exemplo os Contratos Digitais.

Muitas atividades contratuais que antes seriam realizadas de forma burocrática e demorada, hoje vêm sendo substituídas por processos que tragam novas oportunidades de economia de tempo – e, consequentemente, de economia nos custos.

Tendo isso em mente, nota-se uma relevância crescente sendo atribuída às assinaturas eletrônicas para a emissão e validação de contratos digitais em empresas e instituições que buscam otimizar a sua gestão de contratos internos.

Para saber reconhecer as diferenças entre assinaturas eletrônicas e Assinaturas Digitais, acesse: Comparação entre Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital.

 

5 benefícios que as assinaturas eletrônicas trazem para o seu negócio:

 

  1. Identificação virtual do usuário responsável por cada etapa atribuída
  2. Possibilidade de combinar um ou mais meios de validação, criando “camadas” de segurança para o acesso ao documento
  3. Mais rapidez para os fluxos de assinatura: processos feitos em minutos, não dias
  4. Documentos assinados eletronicamente possuem validade jurídica, com respaldo na MP 2.200-2
  5. Redução dos riscos de erros e adulterações no contrato – evita, desse modo, a necessidade de reiniciar o processo

 

Veja 4 pontos que tornam assinaturas eletrônicas válidas

 

Sendo assim, cada vez mais essas organizações procuram soluções que resolvam situações adversas no cotidiano do trâmite documental de contratos e correlatos.

 

Contratações rápidas com a digitalização de processos

 

De que forma integrar as assinaturas eletrônicas aos processos de contratação da empresa sem que seja um processo burocrático e demorado?

Um dos casos de uso notadamente benéfico da digitalização são as experiências de contratação tramitadas com o uso do Adobe Sign. Um dos motivos que explica a alta satisfação de clientes que implementaram essa ferramenta é a sua alta capacidade de integração com os maiores softwares e programas reconhecidos e utilizados no mundo corporativo.

Essas e muitas outras experiências de adequação à sua individualidade exemplificam a possibilidade de customizar a aplicação do Adobe Sign para fluxos de envio e recebimento de documentos para assinatura.

 

Por que as assinaturas eletrônicas tornam as contratações mais rápidas?

  • Disponibilidade: independe de fatores externos como o impedimento de acesso por falta de tempo;
  • Os processos não são impactados por princípios intrínsecos à assinatura manuscrita, como: logística, tempo de postagem...
  • Além disso, evita contratempos frequentes como: perda, atraso, vazamento de informação sigilosa...

 

Como consequência disso, a plataforma oferece uma opção muito mais rápida e eficiente de encarar a tramitação de contratos dentro de uma empresa, uma vez que agiliza as etapas e confere toda uma garantia segurança adicional que impossibilita que haja adulteração dos dados.

As integrações disponíveis para o Sign mostram um diferencial competitivo devido ao fato de que fazem com que os processos façam propriamente parte das atividades da empresa.

 

Alguns exemplos de parcerias de integração são:

 

Além disso, a transformação digital dos fluxos de assinatura tem como consequência uma mudança significativa de perspectiva no que tange às atividades internas de uma empresa ou mesmo de uma instituição educacional.

Isso porque a base dos desafios a ser enfrentada é a mesma: todos precisam passar por movimentos de contratação, e o ponto de inflexão aqui está na capacidade de cada um em se adaptar às necessidades existentes no mercado.

 

Segurança para seus documentos

 

A implementação de formas totalmente eletrônicas de lidar com o envio e recebimento de documentos como contratos garante uma segurança muito maior do que seria oferecida, nesta situação, em caso de aplicação de assinatura manuscrita, uma vez que carrega consigo um pacote de dados* de relevância para o contrato.

Isso porque assinaturas eletrônicas fazem uso de três princípios fundamentais, sendo eles: IDENTIDADE; INTEGRIDADE E INTENÇÃO.

 

Veja abaixo:

  • IDENTIDADE: identificação virtual de cada usuário participante do processo;

 

  • INTEGRIDADE: caso o documento não seja processado exatamente como delimitado no início do processo, o sistema do Sign não permite que ele seja finalizado, invalidando-o como um todo;

 

  • INTENÇÃO: garantia de que cada etapa foi realizada com o intuito de gerar aquele documento específico.

 

O fluxo documental feito de forma ultrapassada com uso de assinatura manuscrita encontra-se tão enraizado no cotidiano de empresas e instituições, que muitas vezes as mesmas não percebem o quão dispendioso esse processo pode se tornar. Isso desconsiderando os mais diversos riscos – perda; danificação; entre outros – que existem no caso de documentos feitos em papel.

*Pacote de dados: a assinatura eletrônica do Sign mostra-se como uma forma de facilitar na análise das informações de cada etapa para a validade dentro da plataforma.

 

Enviando contratos para assinatura com Adobe Sign

 

Ainda está com dúvidas sobre como aplicar a solução do Sign? A ENG explica!

 

  1. Com a sua licença atribuída, acesse a plataforma do SIGN utilizando seu ID Adobe:

 

Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. Adicione o(s) destinatário(s):

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. Escreva o nome e a mensagem que você deseja que sejam exibidos ao(s) signatário(s):

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. Selecione o arquivo desejado para o documento:

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. Depois de processar o documento, você tem acesso total a ele e pode adicionar e editar os campos de assinatura do seu contrato de forma totalmente personalizada:

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. É necessário adicionar campos de assinatura a todos os signatários – caso contrário, a plataforma não permite a continuidade do processo:

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. Acesse o contrato escolhido. Note os campos que foram preenchidos automaticamente – isso garante mais segurança ao documento, uma vez que recolhe as informações a partir do(s) destinatário(s):

 

Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign 

  1. Antes de enviar, assine o documento eletronicamente:

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. Envie o documento para que o(s) próximo(s) destinatário(s) possam recebe-lo:

 

Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

  1. O Sign permite que o usuário emita um relatório de auditoria com todas as informações relevantes sobre os processos e etapas pelas quais o contrato passou até aquele dado momento – além de identificar cada participante virtualmente.

Essas informações podem ser analisadas a seguir:

 Aplicando assinaturas eletrônicas aos processos de contratação com Adobe Sign

 

Após o envio, você pode gerenciar o andamento do seu contrato acessando a plataforma do Sign.

 

Para receber mais informações sobre assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais, mantenha-se atualizado pelo Blog Tecnológico da ENG.

Acesse: https://www.eng.com.br/blog.cfm

Gostou deste conteúdo?




 

 

Isabela Scussel

Isabela Scussel

Isabela Scussel faz Graduação do curso de Relações Internacionais da Escola Paulista de Política e Negócios (EPPEN) na Universidade Federal de São Paulo, e é apaixonada por tecnologias que resolvam problemas de pessoas, empresas e órgãos governamentais. Adobe Document Cloud, com Acrobat e Sign são suas especialidades.

Prvacidade e Proteção de Dados | ENG DTP & Multimídia

ENG DTP & Multimídia - Logo

 

 

ENVIE SEU CONTATO e SEUS COMENTÁRIOS

ENG DTP & Multimídia

ENG DTP & Multimídia. Todos os direitos reservados.
Nossa Política de Privacidade e Proteção de Dados.