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Auditoria em Documentos Assinados Eletronicamente

Isabela Scussel • 19 out 2020

Auditoria em Documentos Assinados Eletronicamente

Como funciona o processo de auditoria?

De acordo com a Wikipedia, auditoria é definida como “um exame cuidadoso e sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e adequadas (em conformidade) à consecução dos objetivos.”

Dessa forma, um processo de auditoria é basicamente caracterizado, em poucas palavras, como um tipo de relatório que se apresenta com a função principal de mostrar, abertamente, uma série de fatos e dados que possam ser considerados relevantes para uma empresa ou instituição.

A auditoria pode ser utilizada nas mais diversas situações vivenciadas no cotidiano do mundo corporativo – ou em quaisquer entidades que exijam uma gestão controlada do transcorrer das atividades internas. Isso porque cada vez mais se faz presente a demanda por uma administração eficiente que possa ser feita a partir de uma grande quantidade de dados soltos geralmente encontrados em casos como o de encaminhamento de um documento para assinatura.

Sendo assim, a auditoria é tida como uma ferramenta importante para as instituições que precisam de registros e relatórios do andamento para garantir que as suas atividades estão sendo realizadas da forma correta. Além de proporcionar o melhor gerenciamento dos dados, a auditoria também é usada de modo a gerar uma nova percepção para os seus administradores e que permita delinear os possíveis erros cometidos a fim de corrigi-los. Ou seja, é eficiente para gerenciar e aperfeiçoar as atividades de uma determinada instituição.

No caso dos documentos enviados e assinados eletronicamente, esse relatório de auditoria é aplicado ao processo com a finalidade principal de apresentar novas possibilidades para a demonstração e correção das etapas que geraram alguma espécie de falha

 

Relatórios de auditoria para Documentos Eletrônicos

Empresas e instituições que fazem uso de documentação em larga escola podem tirar grande proveito do recurso de auditoria, especialmente se este puder ser feito de forma totalmente digital. Os relatórios de auditoria digital se mostram como uma exemplificação clara da adaptação corporativa ao mundo digital em desenvolvimento.

A digitalização dos processos de envio e recebimento de documentos para assinatura tem grande valor para as organizações atuais, uma vez viabiliza a poupança tempo e dinheiro, ambos essenciais para aquelas que lidam com prazos em suas rotinas.

Para saber informações mais detalhadas sobre as diferenças entre Assinaturas Eletrônicas e Assinaturas Digitais, acesse o link.

Documentos eletrônicos vêm ganhando cada vez mais reconhecimento em um mundo em processo de digitalização. Sendo assim, atualmente diversos tipos de organizações fazem uso de assinaturas eletrônicas para contratos de risco mais elevado. 

Você pode se perguntar:

“E em quais plataformas posso enviar um documento para assinatura e emitir um relatório de auditoria sobre o processo?”

No caso do Adobe Sign, essa ferramenta é oferecida para todos os usuários em seus trâmites de envio e recebimento de documentos para assinatura eletrônica, de modo a proporcionar que o indivíduo possa acessar um relatório detalhado com todo o material respectivo à criação e assinatura do contrato. Para ter acesso ao relatório de auditoria, basta que o usuário responsável acesse a página “Gerenciar” da plataforma do Sign:

 

Auditoria em Documentos Assinados Eletronicamente

 

Depois de realizar o download do contrato referente à auditoria, um documento em formato PDF é aberto contendo informações de grande relevância para o processo, como:

  • Data e horário exatos da criação do documento;
  • Identificação do usuário participante de cada etapa;
  • Endereço IP em que a etapa foi realizada;
  • Histórico do documento.

 

Veja um exemplo de relatório de auditoria:

 

Auditoria em Documentos Assinados Eletronicamente

 

Esse exemplo acima mostra detalhadamente os dados presentes em um relatório de auditoria produzido de modo a manter uma melhor gestão dos processos de assinatura. Como já fora mencionado anteriormente, este documento detalhado de auditoria fornecido pelo Sign permite que uma empresa ou instituição que faça uso de assinaturas digitais para sua documentação tenha um fácil acesso a esses dados considerados extremamente significativos e relevantes para uma gestão eficaz dos procedimentos. 

Para mais informações sobre Assinaturas Eletrônicas e Assinaturas Digitais utilizando o Adobe Sign, acesse o link e mantenha-se atualizado através do Blog Tecnológico da ENG.

 

Funções da auditoria

A auditoria aparece então como uma opção eficiente para a reunião de informações sobre as operações realizadas por um determinado grupo de pessoas, seja uma empresa ou uma instituição educacional, por exemplo. Essas informações apresentadas no relatório de auditoria trazem diversas possibilidades de ação frente aos dados coletados e apresentados sem maior sistematicidade.

 

Dentre as funções de uma auditoria, podemos elencar: 

  • Examinar
  • Melhorar procedimentos
  • Corrigir
  • Certificar
  • Conferir
  • Prevenir erros
  • Conferir credibilidade

 

Desse modo, tendo em vista que as auditorias são divididas a partir de seus objetivos específicos, a implementação destas em processos de grande relevância é considerada muito positiva e eficaz para o melhor controle dos dados e das atividades de uma organização.

 

Em quais situações se utiliza auditoria?

A auditoria pode ser usada em uma grande quantidade de processos, como: demonstrações financeiras, avaliação dos controles operacionais de uma organização, medir o cumprimento dos objetivos, entre outros.

Ela é implementada, de forma geral, em situações em que uma organização tem como objetivo melhorar os fluxos de informação de modo a reconhecer os problemas na gestão das atividades através do uso de dados. Por conseguinte, a aplicação da auditoria no processamento desses dados é extremamente benéfica, uma vez que permite aos usuários uma visualização metodológica do material a ser analisado.

Um bom exemplo do uso de auditoria se aplica ao seu estabelecimento em processos de envio e de assinatura de documentos de forma eletrônica, uma vez que ela é capaz de demonstrar especificamente os detalhes e usuários envolvidos naquele determinado contrato. Isso viabiliza novos caminhos de gerenciamento das atividades internas, além de fornecer uma série de indicações precisas no que tange ao trâmite dos documentos de maneira geral.

A assinatura eletrônica de documentos tem respaldo jurídico na MP 2.200-2, a qual confere credibilidade a partir das normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. É possível obter mais detalhes sobre os pontos que tornam as assinaturas eletrônicas válidas aqui.

 

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Isabela Scussel

Isabela Scussel

Isabela Scussel faz Graduação do curso de Relações Internacionais da Escola Paulista de Política e Negócios (EPPEN) na Universidade Federal de São Paulo, e é apaixonada por tecnologias que resolvam problemas de pessoas, empresas e órgãos governamentais. Adobe Document Cloud, com Acrobat e Sign são suas especialidades.

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